O sistema de autofaturação consiste na adoção de um sistema de faturação segundo o qual o cliente se substitui aos seus fornecedores na emissão das respetivas faturas.

A importância da utilização desta forma de substituição na emissão de faturas, veio no sentido de simplificar determinados procedimentos para o adquirente de bens/serviços e evitar a subfacturação e prende-se ainda com a existência de determinadas atividades económicas que pela sua informalidade ou /e pequena dimensão não dispõem de estrutura de natureza administrativa que lhes permita emitir faturas.

Este sistema consta da legislação fiscal portuguesa, encontrando-se previsto no n.º 19 do artigo 5.º, no nº 29 do artigo 14º do CIVA e permite a elaboração das faturas pelo próprio adquirente dos bens ou serviços, em nome e por conta do sujeito passivo (auto faturação), não sendo necessária a autorização prévia da Autoridade Tributária devendo tal procedimento obedecer às condições estabelecidas no nº 11 do artigo 36º do CIVA.

Determina a citada disposição legal (nº 36 do artigo 11º) que a elaboração de faturas ou documentos equivalentes por parte do adquirente dos bens ou dos serviços fica sujeita às seguintes condições:

a) A existência de um acordo prévio, na forma escrita, entre o sujeito passivo transmitente dos bens ou prestador dos serviços e o adquirente ou destinatário dos mesmos;

b) O adquirente provar que o transmitente dos bens ou prestador dos serviços tomou conhecimento da emissão da fatura e aceitou o seu conteúdo.

c) Conter a menção ‘autofaturação’

A elaboração de faturas pelos próprios adquirentes dos bens ou dos serviços ou por terceiros que não disponham de sede, estabelecimento estável ou domicílio em qualquer Estado membro está sujeita a autorização prévia da Autoridade Tributária e Aduaneira, que pode fixar condições específicas para a sua efetivação.

Deve ainda ter-se em consideração o seguinte:

– A fatura, apesar de elaborada pelo adquirente, deve ser emitida tal como se fosse o transmitente dos bens ou o prestador dos serviços a emiti-la (o adquirente penas elabora a fatura);

– A fatura deve conter todos os elementos previstos no n.º 36 do artigo 5.º do CIVA e obedecer a uma ordem sequencial própria e, havendo vários fornecedores/prestadores, cada um deve ter uma ordem sequencial própria;

– A autofaturação implica que o transmitente conserve em arquivo o duplicado das faturas, proceda ao seu registo contabilístico e mencione, na declaração periódica, o IVA liquidado nas faturas elaboradas pelos adquirentes. Ou seja, a autofaturação não desobriga o sujeito passivo do cumprimento de todas as obrigações impostas pelo CIVA, libertando-o apenas da obrigação de elaboração da fatura. Desta forma, será com base na fatura emitida pelo sujeito passivo adquirente que faz a autofaturação, que o vendedor efetuará a mensuração na contabilidade do rédito da venda, tal como procede quando é ele (vendedor) o emitente das faturas. Relativamente à comunicação da autofaturação à AT, a obrigação da comunicação é sempre do “emitente” (prestador do serviço/transmitente), ou seja, do sujeito passivo em nome do qual é emitida a fatura. Para que possa comunicar essas faturas pode optar por várias vias:

1 – A entidade que elabora as faturas (emite as autofaturas) produz o ficheiro SAF-T (com os dados do prestador/transmitente) e entrega-o ao emitente para que este o submeta; ou

2 – O emitente (prestador/transmitente) cria um subtilizador para autorizar a empresa que elabora as faturas a enviar o SAF-T em nome dele; ou

3 – O cliente que autofatura utiliza o webservice para enviar as faturas, tendo previamente o emitente criado um subutilizador para autorizar a empresa que elabora as faturas a enviá-las. A Autoridade Tributária presta esclarecimentos e o seu entendimento sobre esta matéria nas perguntas frequentes no e-fatura no portal das finanças e também na informação vinculativa n.º 2791 de 20111/12/02.