Muitos empresários encaram as atas como uma formalidade burocrática sem grande importância. Na prática, porém, a sua elaboração é uma obrigação legal e uma ferramenta de protecção para qualquer sociedade. Neste artigo explicamos o que são, quando são exigidas e quais as consequências de não as ter em dia.

O Que É Uma Ata e Para Que Serve

Uma ata é o registo escrito das deliberações tomadas pelos sócios ou accionistas de uma empresa numa reunião ou assembleia. Funciona como prova documental de que determinadas decisões foram tomadas de forma legítima, com quem participou, o que foi discutido e quais os resultados das votações.

Sem este registo, não existe qualquer evidência legal de que uma deliberação aconteceu. Isso pode gerar conflitos entre sócios, dificuldades perante terceiros e problemas com a Autoridade Tributária.

Quando É Obrigatório Elaborar uma Ata

O Código das Sociedades Comerciais estabelece que determinadas decisões têm obrigatoriamente de ser tomadas em assembleia e registadas em ata. As situações mais comuns incluem a aprovação das contas anuais, a distribuição de lucros, a admissão ou saída de sócios, alterações ao pacto social e a nomeação ou destituição de administradores ou gerentes.

Além destas, qualquer deliberação que altere a estrutura, o capital ou o funcionamento da sociedade exige também registo formal. A regra geral é simples: se a decisão é importante para a vida da empresa, deve constar de uma ata.

A Obrigação Legal e o Que Diz a Lei

O artigo 63.º do Código das Sociedades Comerciais impõe que as deliberações dos sócios sejam reduzidas a escrito. Para as sociedades por quotas e anónimas, esta obrigação é ainda mais clara e abrangente. O livro de atas deve ser mantido actualizado e estar disponível para consulta sempre que necessário.

Em paralelo, a aprovação das contas anuais — que deve ocorrer até ao final de Março de cada ano para a maioria das sociedades — exige uma assembleia geral e, naturalmente, a respectiva ata. Sem ela, a entrega da Declaração Modelo 22 e da IES pode ficar comprometida.

O Que Arrisca Sem Atas em Dia

As consequências de não ter as atas em ordem vão muito além de uma simples multa. Em primeiro lugar, a empresa fica exposta a litígios entre sócios, uma vez que não existe prova documental das decisões tomadas. Qualquer sócio pode contestar uma deliberação se não houver registo da mesma.

Em segundo lugar, as instituições financeiras e potenciais investidores exigem frequentemente acesso às atas para avaliar a solidez e a governação da empresa. A ausência de documentação pode inviabilizar um financiamento ou uma parceria estratégica. Por fim, a Autoridade Tributária e a Conservatória do Registo Comercial podem exigir atas em processos de inspecção ou de registo de alterações societárias.

Quem Pode Elaborar as Atas

Em teoria, qualquer sócio ou gerente pode redigir uma ata. Na prática, a redacção correcta de uma ata exige conhecimento das formalidades legais, das deliberações que carecem de quórum específico e das menções obrigatórias que devem constar do documento.

Um erro formal numa ata pode tornar nula a deliberação que regista. Por isso, a maioria das empresas opta por delegar esta responsabilidade no seu contabilista certificado ou num advogado, garantindo que tudo fica conforme a lei.

Com Que Frequência Devem Ser Realizadas as Assembleias

A lei exige pelo menos uma assembleia geral anual para aprovação das contas. No entanto, sempre que surja uma decisão relevante — como a admissão de um novo sócio, a abertura de um novo estabelecimento ou uma alteração de capital — deve ser convocada uma assembleia extraordinária e lavrada a respectiva ata.

Manter um calendário de assembleias e atas actualizadas é uma boa prática de gestão empresarial, independentemente da dimensão da empresa. Fale connosco.